Hoje quero compartilhar com vocês uma preocupação que sempre tenho quanto a guarda dos XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas.
Além de existir legislação sobre a guarda dos XMLs, este é um dos pontos de fiscalização, além de gerar dúvidas do que é realmente obrigado a ser armazenado: O DANFE ou o XML? Acesse o post e fique por dentro deste assunto.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É uma representação gráfica da NF-e, já que esta só existe digitalmente.
O uso principal do DANFE é a informação da chave eletrônica com 44 dígitos, que servirá para consultar a real validade na consulta da NFe.
O DANFE é usado para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta dos itens, valores e dados da operação envolvida.
Em casos de contingência, ou seja, que o ambiente SEFAZ esteja com problema, a NF-e pode ser emitida por formulário de segurança, no qual é necessário a confecção do DANFE específico para essa emissão.
Veja um exemplo do DANFE na consulta dentro do Bluesoft ERP.
O que é o XML da NF-e?
O XML é o arquivo padrão de registro na NF-e, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Em todo o Brasil o layout do XML é o mesmo, pode ser emitida NF-e em diversos servidores SEFAZ, mas o layout é o mesmo, segue os padrões da nota fiscal, mas com a automatização e evolução mais informações foram incluídas, e até hoje o layout esta em constante evolução com as conhecidas Normas Técnicas.
No cenário atual das empresas, todas praticamente realizam a emissão da NF-e através de software próprio ou contrato, porém, em alguns casos, como existem as atualizações, alguns sistemas não se adaptam sendo necessário fazer a emissão pelo Emissor Gratuito da NF-e, que em Janeiro de 2017 será desativado pela Receita.
Veja um exemplo do XML dentro do Bluesoft ERP para consulta sempre que precisar.
Guarda dos XMLs
Ter um software que armazena os dados ou qualquer ferramenta que garanta a segurança dos XMLs é de fundamental importância hoje na empresa, pois sem essa precaução, sempre que houver fiscalização os XMLs poderão ser exigidos, e a falta deles poderá acarrear em multas por descumprimento de obrigação acessória, e em alguns casos, créditos adquiridos que forem questionados poderão ser glosados pelo fiscal.
Veja abaixo a legislação sobre a guarda dos XMLs.
Legislação
No Ajuste SINIEF 07/05 dentro outras instruções, a mais importante esta na Cláusula 10ª que fala sobre a guarda e responsabilidade, veja:
Cláusula 10ª – O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 ANOS), mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
2) O Emissor deve fornecer o arquivo digital para destinatário e transportador
§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:
I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.
Renan Ferreira
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