Desde da instituição da Nota Fiscal Eletrônica, três palavras precisaram ser incorporadas no vocabulário do empresário: Nota Fiscal Eletrônica, DANFe e Arquivo XML.
Mas você sabe o que significa cada uma dessas palavras? Quais devem ser armazenadas e quais não têm nenhum valor fiscal?
Se você não sabe ou ainda tem dúvidas sobre o tema, acompanhe este post. Vamos explicar cada um desses termos!
Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica, a DANFe e Arquivo XML?
Antes da instituição da Nota Fiscal Eletrônica, o processo funcionava assim:
Você solicitava autorização do Governo para imprimir um bloco de notas fiscais em uma gráfica autorizada. A gráfica te entregava um talão que deveria ser preenchido à mão quando era efetuada uma venda. O talão continha três vias da Nota Fiscal: você ficava com uma, entregava a outra para o cliente e a terceira para o seu contador.
Mas em 2007, o governo instituiu a Nota Fiscal Eletrônica como primeiro passo do projeto SPED. Esse projeto tem como principais objetivos:
- Padronizar e compartilhar as informações fiscais com as instituições competentes
- Facilitar a análise e o combate à sonegação fiscal
- Racionalizar as obrigações dos contribuintes, utilizando meios eletrônicos.
Com a sua implementação, toda nota fiscal passou a ser emitida eletronicamente com a ajuda de um sistema e um certificado digital. O resultado é a disponibilização de um arquivo XML e de uma DANFe.
Nota Fiscal Eletrônica
É um costume nosso achar que, para existir, algo precisa ser físico. Mas a antiga nota fiscal foi trocada pela informação eletrônica da NF-e.
Portanto, a NF-e é a informação gerada de uma operação, assinada e transmitida eletronicamente pelo contribuinte para a Secretaria da Fazenda. Essa informação fica armazenada e disponível para consulta no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Como se trata de uma informação, o formato de armazenamento destas informações é o arquivo XML, na qual falaremos a seguir.
Arquivo XML
O arquivo XML é a Nota Fiscal em seu formato digital. Nesse arquivo estão registradas todas as informações da NF-e. Por exemplo, estão os dados do emissor e o destinatário, dados dos produtos e impostos devidos, a assinatura digital e validação da Secretaria da Fazenda.
O XML, por ser um documento fiscal, precisa ser armazenado por, no mínimo, 5 anos pelo contribuinte. Ele também é utilizado pela escrituração do livro fiscal.
Caso você receba somente a DANFE junto com a mercadoria, é possível obter o Arquivo XML no Portal da Nota Fiscal Eletrônica utilizando o código de 44 dígitos da chave de acesso.
DANFe
DANFe é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele tem a função de representar a NF-e em casos de contingência e de acompanhar o transporte da mercadoria.
Esse documento não tem valor fiscal, e por isso pode ser impresso quantas vezes forem necessárias. Também não é obrigatório o seu armazenamento, já que o documento obrigatório é o Arquivo XML.
Embora não tenha valor fiscal e não seja obrigatório o armazenamento, seu papel é muito importante, já que funciona como contingência da NF-e e serve para identificar facilmente uma operação comercial.
Blog Alterdata
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