Contabilidade: Documentos que eu tenho que enviar mensalmente para o contador

É fato de que toda a empresa precisa de um contador! Esse profissional cumpre uma função muito importante naregularidade das empresas! O contador participa da entrega de obrigações, cálculos de impostos e a geração dos livros obrigatórios. Mas para fazer isso, ele precisa receber informações sobre todas as operações da empresa. É super importante a organização do empresário, para ter um bom controle financeiro e encaminhar todos documentos contábeis. 

Você conhece todos os documentos que devem ser enviados para o contador?

Neste post vamos conhecer um pouco mais sobre isso e mais:

• As atividades e responsabilidades de um contador.
• Os documentos necessários para realizar essas obrigações.

Quais são as obrigações do Contador?

O contador é parte fundamental para manter a empresa regular. Por esse profissional passa a maior parte das obrigações legais de uma empresa. Mesmo aquelas que não faziam parte da ciência contábil, como as obrigações trabalhistas. Ao longo do tempo todas as principais obrigações passaram a fazer do seu escopo de trabalho. Isso devido a facilidade do profissional em atender as obrigações impostas pelo governo.

De forma geral, o contador tem como responsabilidade:

• Calcular os valores de taxas e tributos das empresas;
• Entregar obrigações acessórias destes impostos, que normalmente são tidas como “confissão de dívida”;
• Preparar e elaborar os livros e demonstrações obrigatórias.

Os três item acima, se referem as áreas fiscal, contábil e trabalhistas.

Portanto, existem obrigações acessórias fiscais, tais como o SPED Fiscal, Contribuições e a ECF. Existem obrigações acessórias contábeis, tais como ECD, Lalur e Lacs. E, ainda, existem obrigações acessórias trabalhistas como a GFIP, Caged e RAIS. Isso ocorre no caso de taxas e tributos e dos livros e demonstrativos obrigatórios.

Observou o tamanho da responsabilidade?

Como o empresário pode ajudar?

Fazer todas essas obrigações não são fáceis, mas se torna mais difícil se há falha na informação ou se ela é incompleta. Aqui, vale bastante a parceria! O empresário envia boas informações para o contador, que trabalha para manter a empresa regular.Um trabalho bem executado do contador tem muitos benefícios.

Além de organizar e manter os documentos em boa ordem, o empresário ajuda o contador quando realiza o controle financeiro da empresa. Isso mesmo, o controle financeiro! Conhecer e controlar as finanças dará suporte ao contador em seus lançamentos. Além disso possibilita uma comunicação mais fluida sobre as operações da empresa.

Quais documentos precisam ser enviados?

Todos os documentos a serem enviado, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa. Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, emprestimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenha como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa:

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários;
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados;

Esses documentos vão suportar o processamento da folha, e serão escriturados na contabilidade. Poderão servir também para a analise das obrigações acessórias.

Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logos nos primeiros dias do mês. Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária. Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A analise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas. Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros. Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Emprestimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período. Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida e influencia diretamente os demonstrativos financeiros. Além disso o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação. Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

Como o contador pode ajudar?

Aqui vou falar um pouco de como ajudamos aos nossos clientes nesta tarefa! Tradicionalmente, os clientes e suas contabilidades possuem uma rotina mensal. Reúnem todos os documentos, enviam um portador ou motoboy, e retiram todo o volume. Isso provoca em um trabalho de organização do Empresário e sua equipe. Isso para depois, no escritório, precisar separar tudo de novo para o processamento. Para ajudar neste tema existem as nuvens que deixam processo mais simples.

Para isso pastas são compartilhadas de forma online. A criação destas pastas fazem com que a separação de documentos ocorra de forma transparente. Ou seja, o colaborador ou empresário, ao salvar os documentos na pasta, está dando acesso ao escritório. Funciona como se estivéssemos na mesma rede, no mesmo espaço, como uma área integrada. Isso nos aproxima dos clientes e principalmente entrega mais valor para a empresa.

Autor: Capital Social
Por: Marcones Sarmento